Referentiebeheer: Overstappen van Refworks naar andere software

Je kunt geen mappen exporteren uit Refworks. Je hebt twee opties: 

Je kunt referenties per map exporteren en importeren in het nieuwe programma. Dit is de makkelijkste optie wanneer je mappen wilt blijven gebruiken zoals je deze in Refworks gebruikt.

Of

Je kunt  alle referenties in een map een specifiek keyword (tag) geven en die exporteren. Dit is de makkelijkste optie wanneer je in het nieuwe programma opnieuw wilt beginnen met het aanmaken en indelen in mappen, maar de info over mappen wilt behouden.

1. Ga naar de folder waarvoor je een keyword wilt toevoegen.
2. Ga via Tools naar Bulk edit.
3. Kies bij Add to a selected field voor tags
4. Vul de tag in die je aan alle referenties wilt toevoegen. Kies voor de optie Append to existing data. Tip: kies voor een unieke tag die je makkelijk kunt terugvinden, bijv. folder_[foldernaam].
5. Let op dat je bovenin hebt gekozen voor Folder XXX en niet voor All references.
6. Herhaal deze stappen voor iedere map.

Je kunt aan alle referenties met een pdf in Refworks een keyword toevoegen. Nadat je de  de referenties hebt geëxporteerd naar een ander programma zie je in dat programma voor welke titels je nog een pdf uit Refworks kunt halen. Dit proces doorloop je in twee delen.

bestanden zoeken en in een map stoppen

1. Ga naar advanced search en zoek Attachment(PDF) = True.
   
2. Selecteer alle gevonden referenties en kies voor Assign. Je kunt hier een nieuwe folder aanmaken, bijvoorbeeld has_pdf. De referenties met een attachment worden gekopieerd naar deze map, ze blijven ook staan in de map waar ze al stonden (indien van toepassing)

Alle bestanden in een map een keyword geven.

1. Ga naar de map die je net hebt aangemaakt en kies bovenin onder Tools voor Bulk Edit.
2. Kies bij Add to a selected field voor tags
3. Vul de tag in die je aan alle referenties wilt toevoegen, bijvoorbeeld has_pdf. Kies voor de optie Append to existing data. 
4. Let op dat je bovenin hebt gekozen voor (bijvoorbeeld) Folder has_pdf en niet voor All references.
5. Nu alle referenties dit nieuwe keyword hebben kun je de nieuwe aangemaakte map eventueel weer verwijderen. De referenties in die map blijven gewoon bestaan, inclusief het nieuwe keyword.

Referenties overzetten naar een andere referentiemanager doe je door deze te exporteren uit Refworks en te importeren in het nieuwe programma. Dit doe je met een document in het zogenaamde RIS format. Bij deze stap kan informatie verdwijnen, doordat het betreffende veld in het RIS document niet wordt herkend door het nieuwe programma.

Bij Refworks gaat dit in ieder geval om de volgende field codes:

• ID: het door Refworks toegekende unieke identificatienummer
• U1 t/m U7: de custom labels die je in Refworks kunt aanmaken voor eigen gebruik.

Je kunt de informatie in deze velden behouden door deze (bijvoorbeeld) te verplaatsen naar het notitieveld (N1). Dit doe je door de RIS export uit Refworks te bewerken voordat je deze importeert in het nieuwe programma.

1. Exporteer de referenties uit Refworks in het RIS format.
2. Open het bestand met een text editor (bijvoorbeeld Notepad).
3. Gebruik replace om de betreffende field codes te vervangen. De veiligste manier is om een voorbeeldregel te kopiëren uit het bestand
4. Sla het bestand op en importeer dit in het nieuwe programma. Controleer of de informatie mee is gekomen.

Het is niet mogelijk om bijlagen (pdf's van publicaties) automatisch over te zetten naar een ander programma. Dit kan alleen handmatig. Indien mogelijk gebruik je in je nieuwe programma voor referentiebeheer de functie om automatisch pdf's te zoeken. Dan hoef je daarna alleen de pdf's die niet zijn gevonden handmatig over te zetten uit Refworks. 

Onderstaande stappen veronderstellen dat je:

• Tags hebt toegevoegd aan referenties met een bijlage.
  (zie tags toevoegen aan referenties met een bijlage)
• Eventueel: Refworks ID's hebt geëxporteerd uit Refworks en geïmporteerd in het nieuwe programma
  (zie Referenties exporteren en labels veranderen in een export bestand)

Je doorloopt de volgende stappen:

1. In je nieuwe programma (zie uitleg daar):
   1. Gebruik de functie van je nieuwe programma voor referentiebeheer om automatisch pdf's te zoeken
   2. Zoek in het nieuwe programma alle referenties die GEEN bijlage hebben, maar WEL het keyword dat je hebt toegevoegd aan referenties met een bijlage.
   3. Zoek voor elk van deze referenties de bijlage in Refworks.
2. In Refworks en je nieuwe programma
   1. Zoek in Refworks de referentie waarvan je de bijlage wilt overzetten, bijvoorbeeld door te zoeken op titel en a (een) auteur.Het is niet mogelijk om bijlagen (pdf's van publicaties) automatisch over te zetten naar een ander programma. Dit kan alleen handmatig. Indien mogelijk gebruik je in je nieuwe programma voor referentiebeheer de functie om automatisch pdf's te zoeken. Dan hoef je daarna alleen de pdf's die niet zijn gevonden handmatig over te zetten uit Refworks.

1. 1.  
   2. 
   3. Gebruik indien nodig het Refworks ID om te controleren of de referentie in Refworks en je nieuwe programma echt dezelfde zijn.
   4. Sla de bijlage op op je computer.
      
   5. Ga terug naar je nieuwe programma en importeer de bijlage die je zojuist hebt opgeslagen.

Met RefWorks kun je referenties in je tekst of in voetnoten opnemen. Deze zijn gekoppeld aan je Refworks account. Stap je over naar een andere referentietool dan zul je die koppeling met Refworks moeten verbreken en voor de documenten waar je nog aan werkt alle literatuurverwijzingen opnieuw moeten invoegen vanuit je nieuwe programma voor referentiebeheer.

Stap je over naar Endnote, dan hoef je niet alles handmatig te doen. Zie de uitleg voor Endnote hieronder.

Voor Zotero, Mendeley en andere programma's

Verwijder de field codes uit je Word document. De literatuurverwijzingen blijven in je document staan maar zijn niet langer gekoppeld aan je Refworks account.

1. Maak voor de zekerheid een kopie van je Word document voor je verder gaat. 
2. Selecteer de volledige tekst van je Word document (Ctrl+a)
3. Klik met je rechter muisknop op de geselecteerde tekst en kies voor Remove Content Control.

Installeer de Word add-in van je nieuwe programma voor referentiebeheer. Meer uitleg hierover vind je in de Libguide voor dat programma.

Vervang één voor één alle literatuurverwijzingen. Voeg met het nieuwe programma de literatuurverwijzing in in het document en verwijder daarna de originele literatuurverwijzing uit Refworks.

Tip: je kunt de weergave van je literatuurverwijzingen aanpassen in Refworks, zodat je ze daarna makkelijker kunt terugvinden. Bijvoorbeeld door er literatuurverwijzingen van te maken tussen accolades ({...}). Volg daarvoor de stappen in deze uitleg.

Voor Endnote

Als je onderstaande stappen volgt, dan zal Endnote de literatuurverwijzingen in je Word document herkennen en per literatuurverwijzing één of meerdere titels suggereren uit je Endnote bibliotheek. Je moet de suggesties van Endnote stuk voor stuk bevestigen. Literatuurverwijzingen die Endnote niet herkend zul je alsnog handmatig moeten aanpassen. Dit is dus een semi-automatisch proces, het kan je veel tijd en moeite besparen maar vergt nog steeds aandacht en concentratie!

1. Zorg ervoor dat je de Refworks Citation Manager hebt geïnstalleerd. Zie deze uitleg.
   De volgende stappen werken niet wanneer je nog gebruik maakt van de oude Write-n-Cite add-in.
2. Zorg ervoor dat je je referenties al hebt overgezet van Refworks naar Endnote en je Endnote in Word (Cite While You Write) hebt geïnstalleerd. Meer uitleg hierbij vind je in de Libguide over Endnote.
3. Volg deze instructies, maar let daarbij op de volgende  punten:
   1. Maak voor de zekerheid een kopie van je Word document voor je verder gaat. 
   2. Wanneer je bij stap 3-5 de citatiestijl aanpast, verander dan ook het aantal auteurs dat wordt weergegeven, bijvoorbeeld naar 10. Anders krijg je literatuurverwijzingen met alleen de 1e auteur (John Doe et.al.) die niet worden herkend door Endnote. 

Keywords is een veld (KW) in het gestandaardiseerde ris-formaat dat wordt gebruikt door referentiemanagers. Het veld wordt gebruikt om trefwoorden op te slaan en de overdracht van trefwoorden van de ene referentiemanager naar de andere mogelijk te maken.

Refworks gebruikt de term Tag als synoniem voor Keywords. Tags worden weergegeven in een volledige weergave van de titel (na de samenvatting) en kunnen worden gezocht met behulp van de geavanceerde zoekfunctie (bijvoorbeeld: toon alle referenties met trefwoord X). Ze worden ook opgeslagen in het ris-bestand wanneer je jouw bibliotheek naar een andere referentiebeheerder verplaatst.

Als je veel gebruik maakt van Keywords in Refworks, zal Zotero je een vergelijkbare ervaring bieden. Endnote ondersteunt ook het gebruik van Keywords, maar deze worden niet zo prominent weergegeven als in Refworks en Zotero. Mendeley mist een goede ondersteuning voor Keywords en is daarom niet aan te raden als je veel gebruik maakt van trefwoorden.

Houd er rekening mee dat referentiemanagers ook tags gebruiken, maar dit is niet altijd hetzelfde als een zoekwoord. Het dubbelzinnige gebruik van terminologie kan verwarrend zijn bij het overstappen van de ene referentiemanager naar de andere.

Zotero

Tags is een synoniem voor Keywords. Deze worden weergegeven in een apart tabblad (info/notities/tags/gerelateerd) en kunnen worden doorzocht met behulp van de geavanceerde zoekfunctie (bijvoorbeeld: toon alle referenties met trefwoord X).

Endnote

Tags zijn anders dan trefwoorden. Tags zijn aanpasbare labels, waaraan u kleuren kunt toeschrijven. Deze worden weergegeven en zijn doorzoekbaar in Endnote. Tags zijn echter niet te exporteren. Dit betekent dat Tags niet worden opgeslagen in ris-bestanden wanneer u uw bibliotheek naar een andere referentiemanager verplaatst.

Trefwoorden zijn ook beschikbaar in Endnote. Je kunt trefwoorden bewerken en ernaar zoeken. Deze trefwoorden zijn wel te exporteren. Houd er rekening mee dat deze trefwoorden niet worden weergegeven in een standaardweergave in Endnote, waardoor ze niet zo zichtbaar zijn als in Refworks.

Mendeley

Tags zijn anders dan zoekwoorden. Tags zijn aanpasbare labels. Deze worden weergegeven en zijn doorzoekbaar in Mendeley. Tags zijn echter niet te exporteren. Dit betekent dat tags niet worden opgeslagen in ris-bestanden wanneer je jouw bibliotheek naar een andere referentiemanager verplaatst.

Trefwoorden zijn niet beschikbaar in Mendeley, wat betekent dat je trefwoorden niet kunt bewerken of ernaar kunt zoeken. Wel importeert Mendeley zoekwoorden van andere referentiemanagers en neemt deze ook mee in een export. Dit betekent dat zoekwoorden niet verloren gaan, alleen niet gebruikt kunnen worden binnen Mendeley.