Referentiebeheer: EndNote

EndNote is via een licentie gratis beschikbaar voor medewerkers en studenten.

• UU-medewerkers:
  Zie de informatie op het UU intranet (onder Referentiemanagement).
• UMCU-medewerkers:
  Als je EndNote wilt installeren neem dan contact op met de UMCU Helpdesk. Zie de Informatie op het UMCU intranet.
• UU-studenten:
  Zie informatie op students.uu.nl.

Om Endnote te gebruiken in Word installeer je de een add-in. Ga in Word naar file>Get add-ins en zoek naar Endnote. Installeer de Endnote Cite-while-you-write add-in.

Aan de slag:

1. Onder Edit>Preferences kun je je instellingen wijzigen. Vul in ieder geval bij "Find Full Text" de volgende gegevens in om het toevoegen van full text van publicaties te verbeteren:
   1. OpenURLPath: https://utrechtuniversity.on.worldcat.org/atoztitles/link
   2. Authenticate With: https://utrechtuniversity.idm.oclc.org
2. Maak een "bibliotheek" in Endnote via File>New. Sla deze niet op in Dropbox, Google Drive of andere Cloud Services maar op je computer of netwerkschijf.
3. Onder Edit>Preferences kies je bij sync voor het synchroniseren van je gegevens (zie ook Synchroniseren en exporteren).

Tips & tricks

• Heb je problemen met het installeren van EndNote, neem contact op met de helpdesk van UU ITS
• Zie je geen Write While You Write tool in Word, kijk dan eerst op Clarivate EndNote Support voor Cite While You Write.
• Je kunt meerdere libraries maken in Endnote om je projecten te scheiden. Bedenk wel, er kan maar één library gesynchroniseerd worden met je online EndNote account.

Er zijn drie manieren om literatuur toe te voegen aan EndNote

Optie 1: vanuit de bron zelf

Als je online een artikel vindt, dan kun je de titelgegevens en (vaak) de full text direct opslaan in EndNote met EndNote Click. Wanneer deze extensie een artikel herkent op een website dan verschijnt onderstaande knop in beeld. Klik je op die knop, dan ga je naar de EndNote Click Locker, waar je een optie Push to EndNote account vindt.

EndNote Click is beschibaar voor Chrome, Edge en Firefox.

Optie 2: importeren vanuit een database of zoekmachine (of ander referentieprogramma)

Je kunt zoekresultaten exporteren uit een zoekmachine (PubMed, Scopus etc.) en vervolgens importeren in EndNote. Dit doe je bijvoorbeeld bij het systematisch verzamelen van literatuur over een onderwerp. Deze optie werkt ook wanneer je referenties wilt overzetten vanuit een ander referentieprogramma.

1. Exporteer je zoekresultaten. De opties verschillen per zoekmachine, je vindt deze bijvoorbeeld onder export, send to of citation manager. Sla het bestand op als .ris- of bibtex-bestand.
2. Importeer bovenstaand bestand in EndNote via File > Import.
   Let daarbij op dat de import option goed gekozen is (voor veel zoekmachine bestaat een aparte importfilter) en geef aan wat je met dubbele titels wilt doen.

Kijk verder bij tips&tricks voor informatie over de belangrijkste zoekmachines.

Optie 3: handmatig

Als andere opties niet beschikbaar zijn, dan kun je ook bronnen met de hand toevoegen.
Ga in EndNote naar References > New Reference of klik op de knop 

Tips & tricks

• Hieronder vind je de instellingen die je moet kiezen voor de belangrijkste zoekmachines:

Organiseren van je bibliotheek

• In het linkermenu vind je groups: Dit zijn groepen/mappen binnen een library, eventueel te ordenen in subgroepjes. Referenties kunnen in meerdere groepen worden opgenomen. Ook kun je Smart Groups maken waar alle referenties aan worden toegevoegd die aan bepaalde criteria voldoen (alle referenties na 20xx, alle referenties met trefwoord X etc.).

Zelf informatie aanvullen en full text toevoegen

Klik op een referentie en rechts verschijnen de details van de publicatie.

• Ga naar het tabblad Edit om de gegevens van de publicatie te bewerken:
  • keywords: dit veld bevat vaak al trefwoorden die meekomen als je een titel importeert. Je kunt deze wijzigen/verwijderen toevoegen.
  • research notes: in dit veld kun je je eigen opmerkingen plaatsen bij een referentie. Het veld notes is hiervoor minder geschikt, deze bevat vaak al informatie die mee is gekomen bij het toevoegen van de referentie aan je bibliotheek.
• Ga naar het tabblad Summary om een full text toe te voegen (attach file). Je moet de full text eerst opgeslagen hebben op je computer voordat je deze kunt toevoegen aan Endnote.

Automatisch informatie aanvullen.

Niet alle referenties die je toevoegt zijn compleet of up-to-date. Je kunt eenvoudig je literatuurverwijzingen verbeteren. Selecteer alle titels die je wilt updaten en ga naar References > Find Reference Updates. 

Automatisch pdf's zoeken

Je kunt EndNote laten zoeken naar de full-text van publicaties en deze aan jouw bibliotheek toevoegen.

1. Selecteer de referentie(s) waarvoor je een pdf wilt zoeken.
2. Klik met je rechtermuisknop op de referentie(s) en kies voor find full text.

Let op:

• Deze functionaliteit werkt het beste wanneer je op de campus bent.
• Download je via deze optie in één keer veel publicaties van dezelfde uitgever, dan loop je het risico dat je toegang geblokkeerd wordt. Je kunt dit beter in stukjes doen. Zorg er in ieder geval voor dat je je referenties niet op uitgever of tijdschrift gesorteerd hebt wanneer je dit doet.

EndNote biedt verschillende mogelijkheden om titels te ondubbelen. Het is daarbij van belang de juiste instellingen te kiezen.

Instellingen Onder Edit > Preferences > Duplicates kun je instellen op basis van welke gegevens Endnote titels moet ontdubbelen. Je kunt verschillende keren ontdubbelen, met verschillende instellingen. Kies standaard voor "Ignore spacing and punctuation" Author, Year, Title, Secondary Title (Journal) Betrouwbare optie, waarmee je zonder controle kunt ontdubbelen.Werkt het beste in combinatie met een tijdschriftenlijst Author, Year, Title, Pages Betrouwbare optie, waarmee je zonder controle kunt ontdubbelen. Maar werkt niet wanneer er sprake is van verschillen in paginanotatie Author, Year, Title Met deze optie worden de meeste duplicaten gevonden, maar bestaat ook het risico dat publicaties ten onrechte als duplicaat worden aangeduid. Daarom het beste als laatste optie gecontroleerd toe te passen

Ontdubbelen, gecontroleerd Ga naar References > Find Duplicates om duplicaten in EndNote te vinden. Endnote toont één voor één de sets met dubbele titels en laat je kiezen welke je wilt behouden.   Ontdubbelen, automatisch Ga naar References > Find Duplicates om duplicaten in Endnote te vinden. Endnote toont de eerste dubbele set van titels. Kies nu voor cancel. Je ziet nu in de map met duplicaten dat alle tweede (of meer) versies van een publicatie zijn geselecteerd. Klik op delete om de geselecteerde referenties te verwijderen   Ontdubbelen, bij importeren Je kunt bij het importeren van een set publicaties uit een database al aangeven of je dubbele titels wilt importeren. Je hebt de keuze uit: import all discard duplicates import into duplicates library Ook dit is een vorm van automatisch, ongecontroleerd ontdubbelen

Cite While You Write voor Word

EndNote biedt Cite While You Write (CWYW) voor Word. Met deze invoegtoepassing voeg je eenvoudig literatuurverwijzingen toe aan je tekst en genereer je automatisch een literatuurlijst van de gebruikte bronnen. Je vindt deze invoegtoepassing (na installatie) in het Word-menu onder References (verwijzingen).

Je moet wel eerst Cite While You Write geïnstalleerd hebben (ga naar: installeren).

Let op: Cite While You Write verbindt met je online account. Daarom moet je eerst synchronisatie instellen (ga naar Synchroniseren en exporteren).

Zie voor meer informatie deze video's.

Literatuurlijst maken

Ook zonder Cite While You Write kun je een literatuurlijst maken.

• Selecteer de publicaties die je in een literatuurlijst wilt opnemen
• Ga naar File > Export
• Kies als bestandstype rich text format (*rtf) en kies de gewenst output style (APA, Chicago, Vancouver, MLA en vele andere)

Tips & tricks

• Zie je geen Cite While You Write tool in Word, kijk dan eerst op Clarivate EndNote Support voor Cite While You Write voor tips.

Je kunt je EndNote Library delen met maximaal 1000 personen en hen rechten geven om deze alleen te bekijken of zelfs te bewerken.

• Je kunt alleen de EndNote Library delen die je synchroniseert met je online account. Werk je met verschillende libraries dan kun je dus maar één van die libraries delen.
• Je kunt ook een deel van je EndNote library delen door een groep te maken en deze te delen. Klik met je rechtermuisknop op de groep en kies voor Share Group. Meer informatie.

Het is ook mogelijk om iemand een kopie van je EndNote library te sturen, zoals die op je computer is opgeslagen. Maar dit werkt alleen als je alle mappen/bestanden stuurt die bij jouw bibliotheek horen. Zie synchronisatie en backup maken voor meer uitleg.

Synchroniseren

Je kunt je EndNote Library synchroniseren met een online account. Voordelen zijn:

• Je kunt gebruik maken van Cite While You Write (zie Citeren en literatuurlijst)
• Je hebt automatisch een backup van je EndNote Library
• Je kunt anderen toegang geven tot je EndNote Library (zie Samenwerken en delen)
• Je kunt referenties ook vanaf een andere computer bekijken.

Exporteren

Biedt synchronisatie onvoldoende zekerheid, wil je een kopie van je bibliotheek archiveren of delen, wil je overstappen op een andere referentietool, dan heb je een aantal mogelijkheden.

• Exporteer je referenties via file>export. Kies voor file type: txt en voor output style Refman (ris) export.
  Je exporteert alleen titelbeschrijvingen met links, trefwoorden etc.. De bijlagen (bijv. de pdf's) en je groepenstructuur gaan verloren.
  Dit bestand is met iedere andere referentietool te openen.
• Exporteer je bibliotheek als compressed library via file>compressed library.
  Je exporteert je voledige EndNote library, inclusief bijlagen en groepenstructuur
  Dit bestand is alleen te openen met EndNote (versie X en later).
  Je kunt een compressed file ook gebruiken als back up.
• Zie ook de Clarivate pagina Moving, backing up, or transferring libraries to another computer.

Heb je vragen over Endnote? Neem contact op met de universiteitsbibliotheek.

Selecteer alle referenties zonder pdf

Wil je weten voor welke referenties in je bibliotheek je nog geen pdf hebt? Dit kan heel makkelijk via Smart Groups.

1. Ga naar Groups > Create Smart Group
2. Kies voor File attachments en Is en laat het volgende veld leeg.
3. Geef de groep een naam en sla deze op. 

Je kunt extra regels toevoegen, bijvoorbeeld voor een overzicht van alle referenties met een specifiek keyword, maar zonder pdf.