Referentiebeheer: Zotero

Zotero installeren:

• Ga naar Zotero en maak een account. Je hebt een account nodig als je je gevonden publicaties wilt delen en als je Zotero op meerdere apparaten wilt gebruiken.
• Installeren: 
  • UU-medewerker: zie de informatie op het UU intranet (onder Referentiemanagement).
  • UMCU-medewerker: Zotero kan niet geinstalleerd worden binnen de UMCU omgeving.
  • UU-student: Volg de stappen hieronder voor installeren op je eigen computer 
  • Installeren op een eigen Windows computer: Ga naar Zotero download, download en installeer Zotero voor Windows (laatste versie is 6.0). NB het installeren van Zotero op Chromebooks vergt iets meer moeite, installeer eerst Linux op je Chromebook. Zie de helppagina van Zotero.
  • Installeer de Zotero Connector: Ga naar Zotero download en download en installeer de Zotero Connector voor jouw browser (Chrome, Firefox, Edge, Safari (NB in versie 6 is de Zotero Connector gebundeld met de Zotero 6 desktop app)).
  • Installeren op een eigen MacBook: Download via de Zotero download page, kies MacOS. Kies je voor versie 6.0 dan is de Zotero Connector voor Safari al gebundeld met de Zotero 6 desktop app (de connector vereist Safari 15 on macOS 11 Big Sur of een latere versie). Zie: https://www.zotero.org/support/kb/safari_compatibility

    Open de .dmg en sleep Zotero naar de Applications folder. Nadat Zotero is geïnstalleerd kun je de .dmg file verwijderen.
    Activeer de Zotero Connector in Safari via Preferences/Voorkeuren > Extentions/Extensies. Zet het vinkje voor de Zotero extensie. 

• Start Zotero op je computer, ga naar edit>preferences en pas daar de volgende instellingen aan
  • Ga naar sync, en maak daar verbinding met je Zotero account (stap 1).
  • Ga naar advanced>Files and Folders en selecteer daar een map op je computer waar je pdf's van artikelen wilt opslaan
• Activeer de library lookup functionality (=UBUlink) door Zotero-stand-alone te starten en dan onder: Bewerken > Voorkeuren > Geavanceerd  >openurl  de volgende url in te typen: "https://utrechtuniversity.on.worldcat.org/atoztitles/link?" (mét het vraagteken maar zónder de aanhalingstekens).

Het is mogelijk om alleen een online account te hebben en online items aan de bibliotheek toe te voegen. Echter de online bibliotheek is aanzienlijk beperkter in zijn mogelijkheden. Onder andere tekstverwerkingsintegratie, verschillende zoekfuncties, waaronder geavanceerd zoeken, items opslaan in collecties met behulp van de browserconnector, eventuele add-ons die je mogelijk wilt gebruiken, enz. zijn niet mogelijk als je alleen online werkt.

Aan de slag:

Maak een of meerdere mappen (collecties) aan in Zotero. Klik op File > new collection >

Tips & tricks

• Bij het downloaden van de Zotero extensie in Chrome (Zotero Connector) kan het zijn dat het logo van de Connector in eerste instantie verdwijnt onder het extensie logo van Chrome (het puzzelstukje rechtsboven in beeld). Je kunt de Connector dmv 'pinnen' apart op de taakbalk zetten.
• Zotero slaat al je data lokaal op, op je computer. Wil je Zotero op meerdere devices gebruiken, bekijk dan de opties voor synchroniseren.
• Opgeslagen bestanden, zoals pdf's, worden automatisch opgeslagen in de Zotero data directory. Zotero zal ze dan automatisch managen, inclusief deleten als je het het bijbehorende item in je Zotero bibliotheek delete. Je vindt jouw data directory door te klikken op de “Show Data Directory” button in de Advanced tab van je Zotero Preferences window (alles onder de knop Edit).
• Als je niet wilt dat bij de export de tags (trefwoorden) van de oorspronkelijke publicatie meekomen ga dan naar general en deselecteer de optie automatically tag items.

Voor meer informatie en ondersteuning zie: https://www.zotero.org/support/installation

Zie ook:

• Preferences
• Zotero Connector Preferences
• Proxies
• Languages and Localization
• Data and backup

Om referenties te kunnen importeren moet je Zotero open hebben staan!

Optie 1: vanuit de bron zelf

Als je online een artikel vindt, dan sla je de titelgegevens en (vaak) de full text op met de browser extensie. Doe dit bij voorkeur vanuit het artikel zelf, dan neem je de meeste informatie mee.

Optie 2: vanuit een database of zoekmachine

Als je literatuur zoekt in een zoekmachine (Google Scholar, Scopus etc.) dan kun je ook de resultaten opslaan in Zotero met de browser extensie. Selecteer de publicaties die je wilt importeren in Zotero. Let op! Alleen als er een directe link naar een pdf in de bron aanwezig is, gaat deze automatisch mee naar Zotero. In onderstaand plaatje is dat alleen bij de eerste twee titels het geval. Wees je er ook van bewust dat je vanuit Google Scholar niet altijd de volledige titelgegevens meekrijgt. Controleer deze daarom altijd inje Zotero item.

Optie 3: Semi-handmatig

Zotero heeft een manier om met enkel een ID een referentie toe te voegen. Gebruik hiervoor het toverstokje, en vul een van de aangegeven IDs in:

Zotero zoekt met behulp van het ID de gegevens op en voegt de referntie toe. Controleer zelf of de informatie correct en volledig is.

Optie 4: handmatig

Als exporteren vanuit een database niet mogelijk is kun je ook bronnen met de hand toevoegen.
Ga naar Zotero en klik op het groene New item logo in de map waar je de titel wilt toevoegen Kies het juiste type (boek, artikel etc) en vul alle relevante gegevens in.

Tips & tricks

• Het icoontje van de browserextensie/Zotero Connector in de taakbalk verandert mee met het soort item type (bjiv een artikel of een resultatenlijst)
• Heb je grote hoeveelheden resultaten om te exporteren naar Zotero, gebruik dan een RIS file. Selecteer al je gewenste bronnen in je database, kies voor de optie 'Export' en vervolgens voor de optie 'RIS file'. Ga dan naar Zotero en kies voor 'Import...' onder de 'File' knop. Browse naar je RIS file, selecteer de file en dubbelklik of open het bestand.
• Komt een pdf niet direct mee, maar vind je er later toch een? Sla de pdf dan op op je computer en voeg toe aan je item met behulp van het paperclipicoontje (Attach stored copy of file)
• Heb je al een PDF maar nog geen metadata? Gebruik dan de "Retrieve pdf metadata" optie van Zotero. Het werkt niet altijd dus check je metadata en vul aan waar nodig.

Voor meer informatie en ondersteuning zie: 

• Adding Items
• Adding Files
• Retrieve PDF Metadata
• Importing from Other Reference Managers

Je kunt je bronnen in Zotero op verschillende manieren organiseren en er informatie aan toevoegen

• Collecties
  • Klik met je rechter muisknop op My Library of kies File>New Collection (linksboven) om een collectie te maken.
  • Je kunt vervolgens titels naar deze map slepen.
• Tags
  • Klik op een titel in je verzameling
  • Je kunt in het rechterscherm tags toevoegen
• Notities
  • Klik op een titel in je verzameling
  • In het rechterscherm kun je notes toevoegen
• Abstract
  • Klik op een titel in je verzameling
  • Je kunt in het rechterscherm onder info een abstract toevoegen
  • Vaak staat er al een abstract, deze is dan automatisch meegekomen op het moment dat je de titel aan Zotero hebt toevoegd (dit is afhankelijk van de aanwezige metadata op de plek waar je het artikel hebt gevonden).

Tips & tricks

• Je kunt je titels sorteren op verschillende manieren, bijv op titel, auteur of datum waarop de publicatie is toegevoegd. Klik op de kolomtitel om de sortering te wijzigen. Meerdere keren klikken verandert de sorteervolgorde (van a/z naar z/a bijv). Je kunt kolommen toevoegen (zoals Date added, Notes etc) door op het sorteericoontje () te klikken. Zie ook Zotero zelf.

Voor meer informatie en support zie:

• Collections and Tags
• Searching
• Sorting
• Notes
• Related Items

• Kies de optie 'Duplicate items' in de lijst onder My Library.
• Selecteer vervolgens de titel die je wilt dedupliceren.
• Zotero zet het item dat de meeste informatie bevat bovenaan als Master Item (het item dat blijft). Wil je toch een andere versie houden selecteer die dan uit de lijst.
• Kies vervolgens voor Merge items.

Voor meer informatie en support zie: https://www.zotero.org/support/duplicate_detection

1. De literatuurlijst

Je kunt een literatuurlijst (bibliografie) maken  van een complete folder/collectie of voor een paar specifieke titels uit een collectie.

- Klik hiervoor in het linker venster op de collectie/folder van je keuze en kies voor "Create Bibliography from Collection" onder de rechtermuisknop (of Ctrl-click bij een Mac), of selecteer een paar specifieke titels en kies voor "Create Bibliography from items"
- Kies vervolgens voor een citatiestijl.
- Klik op OK en zet een vinkje voor Bibliography. Vervolgens kun je kiezen uit:

• save as RTF (rich text file)
• save as HTML (voor gebruik in een web browser)
• copy to Clipboard (waarna je de lijst in elk tekstbestand kunt plakken)
• print (rechtstreeks naar een printer)

Als je kiest voor RTF of HTML wordt je bibliografie opgeslagen op je computer (in je Downloads folder).

Voor meer informatie zie https://www.zotero.org/support/creating_bibliographies.
Als je meer wilt weten van de citatiestijlen die Zotero biedt ga dan naar https://www.zotero.org/support/styles.

2. Citeren in Word

Je kunt je Zotero bibliotheek ook integreren met Word. Je kunt dan in-text citaties toevoegen tijdens het schrijven, waarna de bibliografie aan het eind van je tekst automatisch wordt bijgewerkt. Ook worden aanpassingen en verbeteringen aan items in je Zotero bibliotheek met een simpele handeling ook doorgevoerd in je document.

Om dit te kunnen doen moet je de Zotero Word Plug-in installeren (let daarbij op dat je Word uit hebt staan tijdens het downloaden).

 https://www.zotero.org/support/word_processor_plugin_installation

Voor meer informatie en ondersteuning zie: https://www.zotero.org/support/word_processor_integration.

3. Citeren in Google Docs

Google Docs support is een onderdeel van de Zotero Connector voor Chrome en Firefox.
Je moet Zotero open hebben staan om ermee in Google Docs te kunnen werken.

Een Zotero Connector voor Safari die het werken met Google Docs ondersteunt is er nog niet (available 'in the near future').

Voor meer informatie en ondersteuning zie: https://www.zotero.org/support/google_docs

Tips & tricks

• Heb je ict problemen met deze plugins, neem dan contact op met de IT Service desk
• In Zotero heb je ook de optie om eenvoudige (html) overzichten te maken van de item metadata, notes en attachments van geselecteerde items. Je kunt deze printen, op het web zetten of e-mailen Zie Reports

De optie om groepen aan te maken in Zotero biedt een goede manier om collecties te delen en samen te werken binnen een project of cursus.

In Zotero begin je in principe zonder een account en sla je alles lokaal op, op je eigen computer/laptop. Om je materiaal te kunnen delen (en om het te kunnen synchroniseren) moet je een online account aanmaken.

1. Ga naar Zotero Online, create a new group
2. Kies een naam voor je groep en stel de membership settings in (private, public closed, public open)
3. Voeg deelnemers toe aan je groep.

Als je je groep nog niet terug ziet in Zotero, kies dan rechtsboven voor synchroniseren (met het groene pijltje).

Je kunt een groep altijd verlaten via de Leave button linksboven op de groepspagina.
Alleen een groepseigenaar kan een groep verwijderen. Log hiervoor in op Zotero Groups, ga via "Manage profile" naar de "Group Settings" pagina en kies voor 'delete'. 

Er zijn geen beperkingen in het aantal leden in een groep. Groepen zijn afgezonderd van je gewone, persoonlijke, collecties in My Library, dus je kunt deze naast elkaar laten bestaan. Je kunt items van de ene naar de andere groep slepen.
NB. Omdat de collecties los staan van elkaar worden aanpassingen in een item in een groep niet automatisch doorgevoerd in datzelfde item in een andere groep.

Voor meer informatie zie https://www.zotero.org/support/groups 

Zie ook:

• Share your work with My Publications

Zotero slaat al je data lokaal op, op je computer. Wil je Zotero op meerdere devices gebruiken, bekijk dan de opties voor synchroniseren.

Het is verstandig om regelmatig een back up te maken van je Zotero database. Synchroniseren is niet voldoende.

Je kunt je referenties ook exporteren  door op het item of de collectie te klikken met de rechtermuisknop en te kiezen voor Export Collection of Export Items. Je kunt ook je hele library exporteren naar een bestand door in het Files menu te kiezen voor Export Library, kies een exportformat (bijv RIS of BibTex) en sla het bestand op. Je kunt dit bestand later (of in een ander programma) weer importeren.

Zie ook: 

• Data and File Syncing
• Transferring a library to another computer 
• Data and backup

Zotero Frequently Asked Questions