Skip to main content
Universiteitsbibliotheek – LibGuides

Literatuurbeheer: Een literatuurbeheersysteem kiezen

Naar Algemeen

Afwegingen voor de keuze van een literatuurbeheersysteem

Vóórdat je systemen gaat vergelijken

Welk literatuurbeheersysteem het meest geschikt voor je is hangt af van verschillende factoren.

Onderstaande vragen kunnen helpen bij de keuze.

Hoe / waar vind jij meestal nieuwe literatuur?

Het maak nogal verschil of je veel gebruik maakt van wetenschappelijke zoekmachines, of dat je literatuur vooral vindt via googelen...

Gebruik je regelmatig wetenschappelijke zoekmachines? Gebruik dan RefWorks of EndNote, want bijna alle zoekmachines kunnen rechtstreeks referenties naar RefWorks en EndNote sturen ('Direct Export'); dat is snel en betrouwbaar. Lang niet alle zoekmachines kunnen ook exporteren naar Mendeley. Voor het ophalen van referenties uit PubMed (de belangrijkste zoekmachine voor biomedici, die echter NIET voorziet in Direct Export) hebben zowel RefWorks als EndNote een speciale knop ('Search databases').

Gebruik je zelden wetenschappelijke zoekmachines? Of besluit je meestal pas bij het zien van een pdf of je een bron wilt bewaren of niet? Dan ligt het gebruik van een systeem dat gespecialiseerd is in het binnenhalen van pdf's het meest voor de hand, zoals Zotero of Mendeley. Neem ook andere aspecten mee in je afweging, want RefWorks en EndNote kunnen ook pdf's verwerken, al is dat wat omslachtiger.

Hoe belangrijk is correct verwijzen voor jou?

Moet je vaak wetenschappelijke stukken schrijven? Kies dan RefWorks of EndNote aangezien deze doorgaans de meest betrouwbare referenties opleveren via Direct Export vanuit een zoekmachine.

Studeer je nog? Ook van studenten wordt in de meeste studierichtingen verwacht - of zelfs geëist - dat zij in hun verslagen, theses en andere schriftelijke producten volledig en correct verwijzen naar gebruikte bronnen, conform internationale afspraken. Hier is gebruik van RefWorks aan te bevelen vanwege de uitgebreide ondersteuning die de universiteitsbibliotheek biedt.

Geef je de voorkeur aan Mendeley, Papers, Zotero standalone of andere systemen (omdat die zelf de bibibliografische gegevens uit een zoekmachine of een pdf kunnen extraheren), houd er dan rekening mee dat dat vaker incomplete of niet geheel correcte referenties oplevert! Hier geldt regelmatig 'goedkoop is duurkoop' omdat je alsnog tijd moet steken in het aanpassen van je referenties.

Werk je vaak samen met anderen?

Bijna alle systemen ondersteunen het uitwisselen van referenties, zowel via een algemeen toegankelijke link/url als alleen voor groepsleden. Toch zijn er wel verschillen in de details. Stel jezelf de volgende vragen:

  • Wil ik anderen alleen attenderen op literatuur die ik belangrijk vind?
  • Wil ik ook samen kunnen schrijven en verwijzen?
  • Welk systeem of systemen gebruiken die anderen?
  • Wil ik ook de aantekeningen delen die ik heb toegevoegd aan mijn pdf's?
  • Wil ik met veel méér mensen delen? Met verschillende groepen?

Als deze vragen belangrijk voor je zijn raadpleeg dan de vergelijkingstabel.

Verricht je veel literatuuronderzoek, bijvoorbeeld voor een Systematic Review?

Werk je vaak met grote aantallen referenties?

Als je uit verschillende zoeksystemen referenties verzamelt zul je vaak moeten ontdubbelen.

Gebruik je de literatuur ten behoeve van een Systematic Review dan zul je ook vaak willen herschikken. Hiervoor is EndNote het meest aangewezen systeem. Mendeley is minder geschikt want daar ligt een drempel van maximaal 200 refrenties tegelijk.

Ook RefWorks kan prima ontdubbelen - dat gaat het snelst in de 'Table view' in plaats van in de 'Standard view' - maar bij meer dan 2000 referenties moet je kunstgrepen toepassen.

Wat voor soort literatuur gebruik je het meest?

Werk je doorgaans met artikelen uit wetenschappelijke tijdschriften (of met boeken)? Kies dan RefWorks of EndNote, vanwege de simpele Direct Export van de bibliografische gegevens daarvan uit wetenschappelijke zoekmachines (inclusief WorldCat!)

Gebruik je veel 'grijze' literatuur (publicaties buiten de gangbare wetenschappelijke tijdschriften) of zoek je vaak in minder gangbare c.q. heel gespecialiseerde zoekmachines? Dan is Zotero aan te bevelen. 

  • Officiële rapporten zijn vaak ook nog wel te vinden in WorldCat (en die kun je dan via Direct Export naar RefWorks of EndNote sturen), maar dit geldt lang niet voor alle 'grijze' literatuur. Die moet je dan op een andere manier binnenhalen in je literatuurbeheersysteem.
  • Kleinere zoekmachines hebben vaak helemaal geen 'knop' om bibliografische gegevens te exporteren of te downloaden.

In dat soort gevallen is het fijn om terug te kunnen vallen op een literatuurbeheersysteem dat goed is in het zélf extraheren van bibliografische gegevens uit webpagina's en pdfs, zoals Zotero.

Werk je op veel verschillende computers / devices?

In dat geval heeft RefWorks de voorkeur boven EndNote of Zotero, omdat RefWorks volledig web based is terwijl EndNote als systeem lokaal geïnstalleerd moet zijn en Zotero voor het opslaan gebruik maakt van je harde schijf. Mendeley is wel weer geschikt; het heeft weliswaar ook lokaal geïnstalleerde software nodig maar synchroniseert hier goed mee.

Werk je vaak offline?

Als je je referenties vaak zal willen gebruiken om te verwijzen terwijl je niet online kunt zijn dan kun je het beste kiezen voor een systeem dat (ook) als desktop applicatie te gebruiken is. Dan weet je zeker dat je altijd toegang hebt tot je referenties; bovendien werkt dat vaak sneller. Je hebt dan onder andere de keus uit EndNote, Mendeley en Zotero.

Verwacht je nog lang bij de UU te studeren/werken, of juist niet?

Houd er rekening mee dat als je de universiteit verlaat, je dan geen toegang meer hebt tot literatuur die achter een betaalmuur zit. Dan kan een eigen bibliotheek met favoriete literatuur je goed van pas komen!

Is het kunnen blijven raadplegen van de bron heel belangrijk voor je? In dat geval kun je het best direct gebruik maken van Mendeley of Zotero. Deze zijn immers gespecialiseerd in het verwerken van pdf's, en daarmee stel je dan ook gelijk je toegang tot de bron veilig.

Anderzijds: je kunt  pdf's ook vrij eenvoudig 'veilig stellen' in RefWorks of EndNote door ze als 'attached file' toe te voegen aan een referentie. Je persoonlijke database verdwijnt niet als je de UU verlaat!

Vergelijkingstabellen

Met behulp van bovenstaande vragen kun je zelf bepalen welke criteria voor jou het belangrijkst zijn bij het kiezen van een literatuurbeheersysteem.

Gemak (waarmee je referenties van je bronnen kunt verzamelen) geeft vaak de doorslag. Maar: 'goedkoop' kan ook 'duurkoop' zijn! Weeg ook de gewenste betrouwbaarheid mee.

Vergelijking van vier systemen op basis van verzamelmethoden

  RefWorks EndNote Zotero

Direct Export

snel en betrouwbaar

In 1 stap automatisch referenties ontvangen van een zoekmachine

De meeste zoekmachines hebben een optie in het menu waarmee ze gegevens rechtstreeks naar twee literatuurbeheersystemen kunnen sturen. *Soms kan het ook naar een derde systeem.

*

Save & Import

betrouwbaar maar relatief langzaam

In 2 stappen referenties importeren na download uit een zoekmachine

Een aantal zoekmachines heeft géén optie voor direct exporteren, maar wél voor downloaden van bibliografische gegevens in een standaard formaat (RIS, BibTex, txt). Dat bestand kan je vervolgens in (de meeste) literatuurbeheersystemen importeren.

Man(ually)

kost relatief veel tijd;   meer kans op fouten

Handmatig referenties aanmaken

Sommige zoekmachines kunnen niet exporteren, noch downloaden. In dat geval kun je zelf een referentie maken door intypen van de bibliografische gegevens of via knippen en plakken.

Search Databases

snel en betrouwbaar maar werkt *alleen voor PubMed

In 1 stap laten ophalen door het literatuurbeheersysteem

Enkele literatuurbeheersystemen kunnen zélf artikelen opsporen in een zoekmachine* en die rechtstreeks importeren.

Scrape

snel maar soms onbetrouwbaar en/of incompleet 

vereist altijd controle

Extraheren van bibliografische informatie van webpagina's en/of  pdfs

Sommige literatuurbeheersystemen zijn hierin gespecialiseerd, andere hebben hiervoor een speciaal hulpprogrammaatje (een *Favoriet /Bookmarklet in je browser). De verkregen referentie kan 100% kloppen, maar kan ook onvolledig of deels onjuist zijn.

*
 

Alle systemen hebben ook nog andere, heel specifieke manieren om te verzamelen.

via slepen; via referenties die anderen ooit hebben verzameld    referenties van andere Mendeley gebruikers  doorzoeken. via een identifier  (DOI, PMID, ISBN).

Algemene vergelijking van vier systemen.

Onderstaande tabel is voor het laatst  herzien in december 2017  Deze informatie wordt momenteel (november 2019) gecheckt en binnenkort waar nodig actualiseerd

Enkele opmerkingen:

  • Wees je ervan bewust dat gelijkwaardige elementen niet gelijkwaardige kwaliteit impliceert: de technische implementatie, prestaties, look en feel kunnen sterk van elkaar verschillen, met als resultaat verschillende gebruikerservaringen.
  • Mendeley en Zotero zijn gratis; er bestaan wel institutionele licenties (die de mogelijkheden vergroten) maar de UU heeft deze niet aangeschaft.
  • Er bestaan nog veel meer literatuurbeheersystemen; raadpleeg voor  uitgebreide vergelijking het betreffende Wikipedia artikel (in het Engels).

 

  Endnote Mendeley New RefWorks Zotero
supplier Clarivate Elsevier Proquest Open source
PC or web? PC + web PC + web + bookmarkl. web + bookmarkl. PC + web + bookmarkl.
UU-license yes free, no inst. license yes free
on UU PCs? yes + MyWorkplace yes web no
also for Mac? yes yes yes yes
mobile (phone) iOS iOS web web
(free) web space no limit 2GB set by admin 300 MB
basic workflow full text full text full text bibl.
built in reader / PDF-viewer yes yes yes no
citing support Word+OO Word Word Word
store PDF's yes, local + web yes, local folder and web yes, web + dropbox yes, local folder and web
search stored PDFs yes yes yes option in prefs
deduplication yes yes yes yes
export BibTex format yes yes yes yes
export Endnote format yes yes yes yes
export RIS format yes yes yes yes
free groups yes,max 100p/group, no data limit (private:)5, 100 MB, 25 p/group yes, unlimited yes
supports text file import (RIS / BibT. / Endn.) yes yes yes yes

 

Naar Aan de slag