Skip to main content
Universiteitsbibliotheek – LibGuides

Literatuurmanagement: Algemeen

Introductie

In deze LibGuide vind je uitgebreide informatie over het beheren van je literatuurreferenties, welke methoden en programma's er zijn en welke het meest geschikt zijn voor jouw doel.

Wat is literatuurmanagement?

Literatuurmanagement is het systematisch verzamelen, organiseren en gebruiken van verwijzingen naar bronnen. Hoe je dat het meest efficiënt aanpakt, hangt af van het soort bronnen dat je het vaakst gebruikt en ook van je persoonlijke workflow en voorkeuren.

Waarom literatuurmanagement?

Als je zorgt voor een goed beheer van je literatuurverwijzingen kun je veel beter terugvinden wat je gezien en gelezen hebt. Een goed beheer zorgt er ook voor dat je verwijzingen kunt hergebruiken, annotaties kunt toevoegen en je verwijzingen kunt delen met anderen. Bovendien leidt het tot correcte citaties. Kortom: goed literatuurmanagement stelt je in staat om effectiever en efficiënter te werken.

Manieren waarop je literatuur kunt beheren

Er zijn veel manieren om (verwijzingen naar) bronnen/literatuur te bewaren en in te delen:

  1.  Uitprinten van artikelen of boeken bewaren
  2.  Downloaden van full text publicaties en ze bewaren in mappen op je harde schijf of in de cloud
  3. Favorieten in je browser opslaan
  4. Favorieten in een social bookmarking tool opslaan, bijvoorbeeld CiteULike
  5. Eenvoudige lijsten aanleggen in een tekstbestand, spreadsheet of gebruik maken van algemene database software
  6. Specifieke literatuurmanagement programma's gebruiken zoals EndnoteRefWorksMendeleyZotero of  een van de vele andere

Tools voor het beheren van je literatuurreferenties

Er zijn tientallen specifieke tools voor het beheren van je literatuurreferenties. De bekendste en meest gebruikte op een rij:

  • Mendeley, een gratis tool voornamelijk gebouwd rond het werken met volledige teksten, met een goede synchronisatie tussen de desktop applicatie en de web interface. Heeft een ingebouwde pdf-reader  en goede mogelijkheden om referenties te delen
  • Zotero,  een gratis, onafhankelijke en open source tool, goed in het herkennen en vastleggen van bibliografische gevens op webpagina's
  • RefWorks een volledige tool, onder licentie van de Universiteit Utrecht, ondersteund door vele zoekmachines en databases. Directe export mogelijkheden zijn snel en betrouwbaar,  maar omdat het hier alleen een webservice betreft kan RefWorks wat langzamer zijn en gaat het werken met full text wat minder goed
  • EndNote, ook zeer compleet en professioneel, met bijna onuitputtelijke mogelijkheden tot het delen van data. Ook op deze tool heeft de Universiteit Utrecht een licentie

Informatie over het installeren van de tools vind je onder de tab Aan de slag in deze LibGuide

Om je te helpen met een goede keuze is er een vergelijkingstabel in deze LibGuide

Welke tool je ook kiest, het is meestal geen probleem om op een later tijdstip te switchen en je referenties over te zetten naar een ander programma.

Waarop letten bij het kiezen van een tool voor het beheren van literatuurreferenties?

  1.  Hoe nauwkeurig moet het zijn? Als volledigheid en nauwkeurigheid van je referenties belangrijk is, dan is de beste keus een systeem dat óf directe export vanuit vele zoekmachines ondersteunt (RefWorks, EndNote) óf een tool die nauwkeurig is in het scrapen (Zotero, en in mindere mate Mendeley) of een tool waarmee je pdf's kunt importeren en waarmee je gegevens kunt extraheren van die zoekmachines (bijv. Mendeley, Papers, Flow, Zotero stand alone). Als deze opties niet voorhanden zijn, dan is de meest betrouwbare manier om bibliografische gegevens te importeren de langere route: het opslaan van data in een bestand en daarna dat bestand te importeren)
  2. Welke wetenschappelijke zoekmachines gebruik je het meest? Kijk of de tool simpele en betrouwbare import vanuit jouw favoriete zoekmachines ondersteunt. Doe dat via de vergelijkingstabel [LINK] of ga zelf op onderzoek uit.
  3. Werk of schrijf je vaak samen in groepen? De meeste tools ondersteunen het uitwisselen van referenties of bestanden, algemeen toegankelijk of alleen voor groepsleden. Maar hier draait het echt om de details: wil je referenties delen met mensen die dezelfde tool gebruiken of ook met mensen die gebruik maken van andere tools? Wil je ook de aantekeningen delen die je toegevoegd hebt aan je pdf's? Wil je met grote groepen delen? Met verschillende groepen? Als deze vragen belangrijk voor je zijn, maak dan een zorgvuldige afweging. De opties hangen ook hier af van het soort werk dat je verricht/de licenties die je hebt.
  4.  Verzamel je graag pdf's? Ben jij iemand die altijd hele pdf's downloadt om er zeker van te zijn dat je ze weer terug kan vinden of omdat je aantekeningen kunt toevoegen? Of ben jij iemand die gewoon links/referenties opslaat omdat je denkt dat je ze altijd later nog kunt downloaden?. De eerste werkwijze wordt beter ondersteund door Mendeley of Zotero, de laatste door RefWorks (ook in ogenschouw nemend dat RefWorks de UBU-link ondersteunt). Houd er ook rekening mee dat je niet meer bij literatuur kunt die achter een betaalmuur zit als je de universiteit verlaat. Dan kan een eigen bibliotheek met favoriete literatuur je goed van pas komen.
  5. Schrijf je literatuuronderzoeken? Als dat het geval is, download je waarschijnlijk veel referenties van verschillende databases en is ontdubbeling nodig. Ontdubbeling met web-based tools kan lastig zijn en soms time-out berichten opleveren. 
  6.  Gebruik je vaak grijze literatuur of bezoek je databases op een heel specifiek gebied? Internet is een geweldige bron voor rapporten en andere grijze literatuur. Maar voor dit type literatuur ontbreken vaak de gangbare opties om bibliografische gegevens te importeren. Hetzelfde geldt voor sommige van de kleinere databases. In dat soort gevallen is het fijn om terug te kunnen vallen op goede scraping opties. Zotero is in dit geval de beste optie.
  7.  Denk je dat je de tool intensief gaat gebruiken?  Frequente gebruikers profiteren van tools die beschikbaar zijn als desktop applicatie (met optioneel ook een web interface). Dat type software werkt veel sneller. Je hebt dan de keuze uit: MendeleyZotero stand alone, Colwiz, Papers of Endnote
  8.  Werk je op veel verschillende computers/devices? Dan is de beste keus een web based tool zoals RefWorks of een tool die goed synchroniseert met lokaal geïnstalleerde software (bijv. Mendeley)

Naar vergelijking van tools

Hoe tools voor literatuurmanagement je behulpzaam kunnen zijn

Wat kun je doen met programma's voor literatuurbeheer?

  • Verzamelen van bibliografische gegevens uit zoekmachines en databases
  • Opslaan en bewaren van full text bestanden zoals pdf's
  • Ordenen van verwijzingen in (slimme) mappen, tags gebruiken enz.
  • Aantekeningen maken in verwijzingen of in volledige teksten
  • Verwijzingen of bestanden met iedereen delen of alleen in een groep
  • Verwijzingen citeren

Bovendien is het soms mogelijk om:

  • Te profiteren van de kennis van bepaalde online communities
  • Aan hetzelfde document te werken
  • Accounts te delen of meerdere accounts aan te maken
  • Verwijzingen te ontdubbelen

Drie tips om nog effectiever te werken

Met deze tips ga je sneller te werk:

  1. Verdiep je in het gebruik van een specifieke tool voor het beheren van referenties als je verwacht dat je veel verwijzingen gaat verzamelen en je werk uit meer bestaat dan het schrijven van een paper
  2. Gebruik een tool die ook het citeren van referenties in je tekst ondersteunt, vooral als je veel moet schrijven
  3. Check altijd of je referenties correct en compleet geïmporteerd zijn in je tekst. Bij sommige databases en in het geval van sommige tools kan het voorkomen dat je de gegevens moet verbeteren of aanvullen