Literatuurbeheer: Meer weten

1. Hoe precies moet het zijn? Als je de volledigheid en accuraatheid van de bibliografische gegevens belangrijk vindt, kun je het beste een systeem kiezen dat voor veel zoekmachines direct export biedt (Endnote, RefWorks), of een tool met hoogwaardige scraping (Zotero, in iets minder mate Mendeley), dan wel een tool die toestaat full text PDF te importeren en daaruit de bibliografische gegevens te halen (Mendeley, Paper, Flow, Zotero stand alone). Bij de andere referentietools of wanneer deze methodes geen optie zijn is de (om)weg via opslaan als RIS/Endnote/BibTex en daarna handmatig importeren het meest betrouwbaar.
   
2. Welke zoekmachines gebruik je het meest? Bedenk welke zoekmachines voor jou het belangrijkste zijn en kijk in onze vergelijkingstabellen welke tools daarvoor goede importmogelijkheden hebben, of doe zelf tests.
   
3. Werk je vaak samen in groepen of schrijf je samen papers? De meeste tools ondersteunen delen en samenwerken wel in een of andere vorm: je kunt referenties of files delen en groepen aanmaken. Echter: het gaat hier echt om de details: gebruiken mensen met wie je samenwerkt dezelfde tool of wil je ook kunnen samenwerken met iemand die een andere tool gebruikt? Wil je ook annotaties die je in een PDF hebt gezet kunnen delen? Wil je ook met grote groepen kunnen delen? Wil je meer dan één of enkele groepen kunnen aanmaken? Als samenwerken en delen voor jou belkangrijk is moet je je hier extra zorgvuldig naar kijken. Vaak hangen de mogelijkheden op dit gebied ook af van het soort licentie dat je hebt.
4. Wat voor type ben je? Iemand die het liefst alle PDF's volledige opslaat om nooit iets kwijt te zijn, of iemand die vanuit zoekmachines gegevens van publicaties overzet en er vanuit gaat later via de links  toch wel bij de volledige tekst te komen. Bij het eerste type past Mendeley of Zotero stand alone beter, bij het tweede RefWorks (vooral ook omdat het de UBUlink ondersteunt. Bedenk hierbij dat literatuurtoegangen kunnen wegvallen als je de universiteit verlaat. Het kan dan handig zijn een eigen collectie full text artikelen te hebben die je mee kunt nemen.
   
5. Schrijf je systematic reviews? Dan zul je grote aantallen referenties binnenhalen en die willen ontdubbelen. In dat geval kunnen web-based tools soms lastig zijn omdat de bewerkingen lang duren en makkelijk een time-out kunnen opleveren. Maar ook het gebruikte algoritme en de opties bij ontdubbelen zijn van belang.
   
6. Maak je veel gebruik van rapporten en kleinere zoekmachines? Voor rapporten op het web en kleinere literatuurzoekmachines is 'scraping' van de webpagina vaak de enige snelle manier om literatuurgegevens binnen te halen, als je niet alles handmatig met copy/paste wilt overzetten. Zotero is de zoekmachine met de beste scraping, wat wil zeggen dat de binnengehaalde gegevens het meest compleet en accuraat zijn.
   
7. Ben je een heel intensief gebruiker van je literatuurdatabase? Gebruik dan een tool die (ook) een desktop interface heeft. Dat werkt altijd net wat sneller dan elke handeling via het internet te doen. Je kunt kiezen uit Mendeley, Zotero stand alone, Colwiz, Papers en Endnote.
   
8. Werk je op veel verschillende apparaten? Als je op elk apparaat je referentietool wil kunnen gebruiken is een pure webtool zoals RefWorks of een tool met goede synchronisatie van lokaal geïnstalleerde software (zoals bv. Mendeley) waarschijnlijk de beste keus.
   

Weeg bij het bekijken vande grafiek s.v.p. het feit mee dat EndNote niet alleen de naam van een tool is maar ook een generieke betekenis heeft. Dat draagt wellicht bij aan de hoge waarde van Endnote. De cijfers die je ziet bij mouseover zijn relatief: het nivo ten opzichte van de hoogste waarde in de grafiek.

• APA = populaire citatiestijl voor psychologie en economie (APA = American Psychological Association)
  
• BibTex format = populair uitwisselings-format voor bibliografische records
  
• bookmarklet = browser bookmark met javascript die een functie kan uitvoeren, bv. het herkennen en bewaren van bibliografische gegevens op een webpagina
• browser extension = tool waarmee je je browser bepaalde extra functionaliteit kunt geven
• Chicago = een populaire citatiestijl voor o.a. geschiedenis
  
• citation style = de manier waarop in-tekst citaties en de literatuurlijst zijn opgemaakt; dit verschilt per discipline en tijdschrift
  
• DOI = digital object identifier = identificatienummer voor digitale publicaties
• EndNote format = een populair uitwisselingsformaat voor bibliografische records
• MLA = een populaire citatiestijl in talenstudies  (MLA = Modern Language Association of America)
  
• PMID = PubMed Identifier = identificatienummer voor publicaties opgenomen in de life science zoekmachine PubMed
• RIS format = populair uitwisselingsformaat voor bibliografische records
• reference = literatuurverwijzing: de basisgegevens die je nodig hebt om een publicatie terug te kunnen vinden (auteur, titel, etc.)
• scraping = automatisch herkennen van relevante gegevens in de HTML (broncode) van een webpagina = web capture
• Vancouver = een populaire citatiestijl  in de geneeskunde
• web capture = automatisch herkennen van relevante gegevens in de HTML (broncode) van een webpagina = scraping
• web importer = alternatieve naam voor een bookmarklet met scraping/web capture functionaliteit