Literatuurbeheer: Training

Met behulp van de boxen rechts kun je snel aan de slag met je favoriete tool voor literatuurbeheer. Je maakt een account en/of installeert de tool, configureert wat handige instellingen en leert hoe je referenties kunt opslaan, organiseren en citeren. Het duurt 45-75 minuten.

1. Mendeley
2. RefWorks
3. Zotero

A) Setting up:

1. Ga naar Mendeley en maak a gratis account aan
2. Download de software om zo Mendeley te installeren op je computer (dit is op UU-computers reeds gedaan; daar kun je Mendeley starten met de via de Windows-startknop)
3. Installeer de web importer bookmarklet in je browser vanuit de Mendeley web interface (My Library tab); zorg wel eerst dat je bookmarks/favourites tooolbar zichtbaar is in je browser (duik om dat te doen in je browser opties (Chrome) of stel het in via een rechter muisklik in de statusregel bovenaan (FirefFox))
4. Installeer de add on (plug in) voor Word (deze heet Mendeley Cite-o-Matic); dit is de tool die het mogelijk maakt tijdens het schrijven in Word iets te citeren zonder Word te hoeven verlaten. NB dit is waarschijnlijk nog niet mogelijk op UU-computers.
5. Configureer je watched folder.  Dit is een map op je harde schijf (bv. een die je "literatuur" noemt) die elke keer als je Mendeley start gelezen wordt. PDF-bestanden die je erin opslaat worden zo automatisch toegevoegd aan je Mendeley library. Dit regel je in de desktop applicatie via tools|options|watched folders.
6. Configureer eventueel ook nog auto-renaming van bestanden om je files met een vaste naamconventie op te slaan (bv auteur-jaar-titel)
7. Geef het adres op van de library link resolver (UBU-link). Je kunt dit doen in de web interface (ga naar de My Account|Account details|Sharing/importing tab en voeg daar bij library access links het andres van de UBUlink in (without the qoutes): "https://utrechtuniversity.on.worldcat.org/atoztitles/link". Maak dit de default.

B) Getting some stuff in:

1. Go to Google Scholar, perform a search and import bibliographical data with the bookmarklet ('save to Mendeley') on your favourites toolbar
2. Go to WorldCat, perform a search and import bibliographical data with the bookmarklet on your favourites toolbar (importing from Worldcat is a good alternative for importing form the UU library catalogue, which is more cumbersome)
3. Go to Scopus, perform a search and import bibliographical data with the direct export option built into Scopus (tick relevant papers, click export and select save to Mendeley)
4. From a new Scopus search go to the full text of a paper and from your PDF reader download that text as PDF in the folder on your hard disk that you set as watch folder
5. On the Mendeley web interface go to the papers tab and search the Mendeley catalog for a paper; from there save the details to Mendeley or go to the full text and save the PDF to the watched folder on your hard drive
6. Find out how you could add a reference completely manually (although you hope to avoid that of course)

C) Organising, reading, annotating

1. Have a look at your library to see what you have imported/downloaded so far; look at what's in the recently added and needs review folders (incomplete references are in the needs review folder)
2. From your library, open the full text of a publication, highlight some text and make an annotation at a certain point in the text
3. Organise: add a tag to a reference tag (in the right hand pane with publication details) and make a folder (left hand pane) and drag&drop a publication in that folder
4. Sync your library with your online account (sync button in the main menu)

D) Citing (probably not yet possible on university computers):

1. Start Word
2. Make a fake sentence, put your cursor halfway and save your document
3. Using Mendeley Cite-o-Matic on the references tab of Word cite one publication from your Mendeley database
4. Put your cursor on the in-text citation and click edit citation in the Medeley Cite-o-Matic menu to see how you can fine tune an in-text citation (e.g. for page numbers); N.B. you need to put your cursor in the textline of the edit citation dialog box to see the options
5. Generate the bibliography using the option for that in Mendeley Cite-o-Matic
6. Switch to another style (e.g. to APA or Chicago Style) and reformat the paper with that style

A) Inloggen en configureren:

1. Ga naar RefWorks (link voor UU-ers) en maak een account aan.
2. (Op eigen computers:) ga zodra je bent ingelogd naar het tools menu en selecteer Write-n-Cite, en download vervolgens Write-n-Cite 4. Dit is de add-on voor Word die het mogelijk maakt referenties uit je RefWorks account te citeren in Word als je een paper of werkstuk schrijft. N.B. Op universitaire computers is dit reeds gedaan. Daar zie je in Word een tabblad Proquest waar je kunt lnloggen met je RefWorks account. Als je dat gedaan hebt wordt je RefWorks account gesyncroniseerd.

B) Literatuurgegevens importeren uit zoekmachines:

1. Ga naar Google Scholar, duik in de settings (onder het wieltje, of, als je al iets gezocht hebt, onder het driehoekje rechtsboven) en selecteer RefWorks bij bibliography manager; doe vervolgens een zoekactie en sla de gegevens van een van de zoekresultaten op met de knop import into RefWorks die nu onder de beschrijvingen staat.
2. Ga naar Scopus, doe een zoekactie, vink een paar relevante zoekresultaten aan, klik op export. Kies in het menu dat volgt onder choose information to export voor citation and abstracts en klik op RefWorks direct export.
3. Ga naar WorldCat, doe een zoekactie, en filter die daarna op boeken (inclusief e-books) met het linker menu; klik door naar de volledige beschrijving van een van de zoekresultaten, ga dan naar cite/export en selecteer export to RefWorks.
4. Bekijk uit hoe je een verwijzing volledig handmatig kunt toevoegen via references|add new  (hoewel je hoopt dat dat zelden nodig zal zijn).

C) Organiseren en lezen

1. Kijk in RefWorks om te zien wat je tot nu toe hebt opgeslagen. Merk op dat alles wat je opslaat eerst terechtkomt in de zogenaamde last imported folder, maar daar wordt vervangen als je weer iets nieuws importeert. Je kunt echter altijd al je referenties zien via view|all references.
2. Vink uit je lijst van alle referenties er één aan en verplaats die naar een aparte map voor het project waar je nu aan werkt door te klikken op op het kleine gele map-icoontje en daar een nieuwe folder te maken.
3. Klik onder een of twee van de referenties op de UBU-link om te kijken of de publicatie voor jou als UU-er via de bibliotheek beschikbaar is.

D) Citeren:

1. Start Word
2. Maak een willekeurige zin en zet de cursor halverwege waar je iets wilt citeren en sla je document op.
3. Ga naar de RefWorks tab die als het goed is in Word te zien is (het kan zijn dat deze tab Proquest heet zolang je er nog niet bent ingelogd) en log in op je RefWorks-account via die tab.
4. Klik op sync my database om te zorgen dat wat je in RefWorks hebt opgeslagen ook in de RefWorks tab van Word beschikbaar is
5. Gebruik insert citation|insert new om een publicatie uit je RefWorks database te citeren. Doe dit ook nog met een tweede publicatie op een andere plek in zin.
6. Genereer de bibliografie met options|insert bibliography
7. Verander de citatiestijl waarmee je document is geformatteerd (bijvoorbeeld in APA (voor o.a. psychologie, economie en sociale geografie) of Chicago Style) en bekijk hoe het er nu uitziet.
8. Zet je cursor op de verwijzing in de tekst en dubbelklik om het menu edit the citation te opnenen. Bekijk de mogelijkheden aldaar en gebruik de suffix-optie om een paginanummer toe te voegen.

Er valt nog veel meer over RefWorks te zeggen. Kijk daarvoor zodra nodig in onze speciale  RefWorks LibGuide . Je vindt daar ook importeertips voor alle belangrijkste zoekmachines en databases.

A) Setting up:

1. Go to Zotero, click download now and download and install Zotero Standalone
2. Go back to the Zotero download page, scroll to thye bottom and install the  bookmarklet in your browser; make sure to make your favourites toolbar visible in your browser; this bookmarklet supports easy importing of bibliographical data
3. From the same download page install the plugin for Micorsoft Word (this support citing while you write your paper)
4. Start Zotero Stand Alone, go to options|preferences and then to 'advanced', then to the files tab to select a folder on your hard drive where you store/save your PDFs
5. Also in options|preferences on the 'search' tab activate PDF indexing to be able to search the full text of your PDF files
6. To activate  the library lookup functionality (=UBUlink) please enter the Utrecht University OpenURL-resolver address (with question mark included but without the quotes): "https://utrechtuniversity.on.worldcat.org/atoztitles/link" under tools|preferences|advanced|openurl

B) Getting some stuff in:

1. Go to Google Scholar, perform a search and import bibliographical data with the bookmarklet  ('save to Zotero') on your favourites toolbar; go to your Zotero desktop application and synchronize (green icon top right) to see the reference
2. Go to Scopus, perform a search and import bibliographical data with the bookmarklet on your favourites toolbar
3. Go to WorldCat, perform a search and import bibliographical data with the bookmarklet on your favourites toolbar
4. From a new Scopus search go to the full text of a paper and download that text as PDF in the folder on your hard disk that you set as linked (watch) folder; then, in Zotero add a new reference with the green +icon, select link to file and select the file on your hard disk; now you can add the metadata of that file by right-clicking the reference in your library and select the option to get the metadata
5. Find out how you could add a reference completely manually (although you hope to avoid that of course)

C) Organising, reading, annotating

1. Have a look at your library to see what you have imported/downloaded so far; right-click My Library tof left to make a folder and start sorting if you wish
2. Select a reference in your library and using the right-hand pane add a tag/label
3. Double click and item in your library with full text to read it in your PDF reader and use the options of that reader to annotate

D) Citing:

1. Start Word
2. Make a fake sentence and put your cursor halfway and save your document
3. Using the Zotero functionality on the add-inns pag cite one publication from your Zotero database (you need to search for an author or title word, but you can also get a list by clicking the Z-icon in the dialog and select classic view)
4. Put your cursor on the in-text citation and click the edit citation button to add a page number
5. Create the bibliography with the bibliography icon
6. Switch to another style (e.g. to APA or Chicago Style) and reformat the paper with that style; you can do this with the "set Zotero doc prefs" icon