Literatuurbeheer: Snel aan de slag

Literatuurbeheer is het volgens een vaste methode vastleggen en ordenen van bronnen. De beste manier om dit te doen hangt af van wat voor soort bronnen je vooral gebruikt en van persoonlijke voorkeuren en workflow.

Goed literatuurbeheer heeft als doel bronnen gemakkelijk te kunnen terugvinden, lezen, annoteren, delen en citeren.

Er zijn veel manieren om je bronnen vast te leggen en organiseren:

1. Bewaren van gedrukte uitgaven en uitgeprinte artikelen
2. Downloaden van full text publicaties en deze in mappen op een harde schijf of netwerkschijf bewaren
3. Vastleggen van webadressen (bookmarks) in je browser
4. Vastleggen van webadressen (bookmarks) in een social bookmarking tool zoals CiteULike
5. Zelf simpele lijsten aanleggen in een tekstdocument, spreadsheet of algemene database software
6. Een referentiemanagement tool gebruiken zoals RefWorks, Mendeley, Personal Library, Zotero of nog andere

In veel gevallen heb je direct gemak van deze drie tips:

1. Investeer in het gebruik van een referentiemanagement tool als je meer dan een handvol publicaties gebruikt.
2. Gebruik een tool die je ook helpt bij het citeren van literatuur in je tekstverwerker als je vaak papers of artikelen schrijft.
3. Controleer altijd even of de tool die je gebruikt de correcte en volledige gegevens heeft opgeslagen. Dat verschilt per tool en per zoekmachine/database waar de gegevens uitkomen.

Er zijn tientallen tools waarmee je je literatuurbeheer kunt automatiseren. De meestgebruikte zijn:

• Mendeley, een tool die sterk uitgaat van een full text workflow, met een desktop applicatie plus een web interface, een ingebouwde reader en sterke sociale functies.
• Zotero, een gratis service, onafhankelijk en door de community onderhouden.
• RefWorks , een zeer complete tool, met hoogwaardige en snelle import vanuit veel zoeksystemen, maar als pure webdienst bij grotere hoeveelheden niet altijd even snel en zonder handige full text workflow.
• EndNote, eveneens zeer compleet, maar betaald en niet beschikbaar aan de UU.

En dan is er ook nog het laagdrempelige Personal Library van de Universiteitsbibliotheek zelf, waarin je literatuurbeheer kunt combineren met andere bibliotheekfuncties zoals attendering op nieuwe tijdschriftafleveringen.

Als hulp bij het kiezen van een tool hebben we de belangrijkste verschillen in een twee vergelijkingstabellen van referentietools bij elkaar gezet.

Welke tool je ook kiest, je kunt als je je bedenkt altijd in een later stadium je opgeslagen verwijzingen overzetten naar een ander systeem.

Reference management tools zijn handig voor het:

• Vastleggen van bibliografische gegevens vanuit zoekmachines en databases
• Opslaan  van full-text PDFs
• Organiseren van je opgeslagen verwijzingen in (smart) folders, met tags etc.
• Annoteren van je opgeslagen verwijzingen of full text bestanden
• Delen (openbaar of gesloten) van je verwijzingen met een persoon of een groep
• Citeren van je verwijzingen in een tekstverwerker

Daarbovenop kun je in sommmige tools:

• Profiteren van discussiegroepen rondom thema's
• Samen met co-auteurs aan hetzelfde document werken
• Je account delen of meer dan één account aanmaken
• Gevorderde organisatiefunctionaliteit gebruiken, zoals deduplicatie